Peppol : qui paie la plateforme, la fiduciaire ou le client ?

Chez Mensia Fiduciaire, à Mons, c'est le client qui paie la plateforme de pré-comptabilité par laquelle arrivent ses factures Peppol. Quinze euros par mois pour Clearfacts, refacturés une fois par an sur une facture distincte, à un prix fixé quasiment au coûtant. Bertrand Cardinal, plus de trente ans de métier et 250 dossiers, ne cache pas ce que cette décision a demandé. "Évidemment, ça n'a pas été simple à faire passer". 

L'argument : l'obligation ne vient pas de la fiduciaire

Ce qui a permis la conversation avec les clients tient en une distinction simple. L'expert-comptable n'est pas à l'origine de la contrainte, il la subit comme eux.

Ce n'est pas une obligation des experts-comptables. Ce n'est pas nous qui avons obligé à passer à Peppol, donc c'est une obligation qui est faite à nos clients. 

Le client devra de toute façon prendre une application, celle-là ou une autre. À partir de là, la ligne sur la facture ne se discute plus vraiment, d'autant que la fiduciaire ne marge pas dessus. "On l'a fait quasiment au prix coûtant".

Le glissement vers le forfait

La fiduciaire facture encore une partie de ses dossiers à la régie, mais Bertrand va peu à peu vers le forfait : "Les outils qui nous sont donnés nous permettent d'être plus productifs. Si on paie les outils, il faut qu'ils nous reviennent quand même". La fiduciaire reste hybride. La régie subsiste surtout là où c'est le client qui encode et où le fiduciaire supervise.

Ce que pèse le logiciel dans une fiduciaire de huit personnes

Le budget n'y est pas étranger. Interrogé sur la part de son chiffre d'affaires qui part dans ses outils, tous logiciels confondus, Bertrand répond : "on n'est pas loin de 10 %".

On n'est pas loin de 10 %.

Le socle de production, c'est Adsolut, de Wolters Kluwer, avec Horus qui prend de l'ampleur, WinAuditor pour0 les clients qui travaillent dessus, WinBooks pour reprendre des dossiers et AdminPulse pour la gestion interne et la facturation.

La fiduciaire compte aujourd'hui une secrétaire, six collaborateurs et lui, pour 250 clients dont environ 170 sociétés. Beaucoup de médical et de paramédical, des auto-écoles, des consultants... Bertrand est resté longtemps présent dans l'opérationnel et il s'en dégage aujourd'hui : "250 clients, si chaque client qui me téléphone ne le fait qu'une fois par mois, je passe la moitié de ma vie au téléphone".

La règle qui a décidé du reste : une seule plateforme pour tout le monde

Quand l'obligation Peppol s'est profilée, Bertrand a posé une règle avant de comparer des produits. Un seul outil, le même pour tous les clients.

Si chacun choisit sa propre plateforme, la fiduciaire se retrouve avec dix ou quinze environnements différents à ouvrir chaque jour. Selon lui, c'est déjà compliqué avec le nombre de logiciels que la fiduciaire utilise. "On ne va faire que surfer de plateforme en plateforme et donc perdre l'efficacité".

Le critère qui a tranché : l'intégration

Clearfacts est une plateforme de pré-comptabilité, dont la réception des factures Peppol n'est qu'une fonction parmi d'autres. C’est l’intégration qui est entrée en compte lorsqu’il a fallu choisir une plateforme unique pour la fiduciaire.  "On a choisi Clearfacts parce qu'on travaille avec Kluwer et qu'on savait qu'avec Adsolut, on n'aurait pas de soucis d'intégration". Clearfacts a d'ailleurs été racheté par Wolters Kluwer, éditeur de son programme de base.

 On a choisi Clearfacts parce qu'on travaille avec Kluwer et qu'on savait qu'avec Adsolut, on n'aurait pas de soucis d'intégration.

Un maillon qui ne s'emboîte pas crée du travail de ressaisie.

Ce que Bertrand cherchait, c'était la certitude que la plateforme se brancherait sur son outil de production. Et ce que ça a changé se voit surtout sur les documents qui ne sont pas des factures, puisque désormais, les clients déposent sur la plateforme ce qui traînait dans les boîtes mail, le tableau de remboursement d'un nouveau crédit par exemple et la fiduciaire n'a plus à les réclamer ni à les chercher.

Une soirée d'information, puis la bascule de janvier

Toute l'année, Betrand a communiqué avec ses clients à propos du passage à la plateforme et la fiduciaire a organisé avec Clearfacts une soirée d'information pour leur montrer concrètement de quoi il s'agissait. L’intention était posée dès le départ.

D'une contrainte imposée par la nouvelle réglementation, on a voulu faire une opportunité, et la présenter à nos clients comme une nouvelle façon d'organiser leur gestion d'entreprise. 

À ce moment-là, l'équipe elle-même découvrait encore l'outil. "On n'était pas encore très à l'aise avec l'ensemble de la plateforme puisqu'on était aussi au début. Donc il faut aussi apprendre déjà nous autres à maîtriser l'ensemble de la plateforme". Le retour de cette soirée découverte a été positif.

“Au mois de janvier, ceux qui n'y étaient pas encore, on les a passés dessus". Les derniers clients ont donc été migrés sur la nouvelle plateforme en fin d’implémentation de l’outil dans la fiduciaire. Les refus ont été très rares et concentrés sur deux types de profils, les clients sans obligation Peppol et ceux qui gèrent leurs encodages eux-mêmes avec leur propre outil.

Les fonctions s'ouvrent au rythme du client

Une fois la plateforme en place chez tous les clients, le phasage de l’activation des fonctionnalités a commencé. 

On ne met pas tout nécessairement à disposition tout de suite.

Le paiement des factures fournisseurs depuis la plateforme, via Ponto, en est l'exemple. La fiduciaire signale que c'est possible et l'active pour ceux qui le demandent, parce que pour Bertrand "il ne faut pas brusquer". Le reste se fait par la démonstration, selon lui : "une fois qu'on montre que quelque chose est efficace, le client finit par l'adopter".

La fiduciaire l'a même proposée à des clients qui n'y étaient pas tenus comme les médecins et les infirmières. Dès qu'ils donnent leur numéro d'entreprise sur une facture, leurs fournisseurs les repèrent sur le réseau et leur envoient tout par ce canal. Leurs factures arrivent donc sur Peppol de toute façon et Bertrand préfère qu'elles atterrissent au même endroit que le reste. Pour lui, "C'est aussi une façon de fluidifier notre transfert de documents". 

Deux conseils qui ne s'achètent pas

Comme derniers conseils, Bertrand en donne deux. Le premier, ce sont les process. "On ne peut pas grandir dans une fiduciaire sans mettre en place des process". 

À trois ou quatre, selon lui, on s'en passe, parce qu'on se connaît, qu'on communique tout le temps et qu'on n'est pas loin les uns des autres. Quand la fiduciaire grandit, ce sont eux qui font entrer un jeune collaborateur dans un dossier, qui lui font maîtriser les outils et qui uniformisent le travail dans la fiduciaire.

Le second vise sa propre maison et l’usage des outils. Ces nouveaux outils facilitent la vie, et selon Betrand, encore faut-il s'y mettre et aller au bout de ce qu'ils permettent. "On n'est pas mauvais, mais je pense qu'on n'est pas encore au maximum de ce qu'on peut utiliser dans les outils. C'est dommage d'avoir une Ferrari et de rouler à 30 km/h dans les rues de Mons".

Et vous ? Vos clients paient-ils déjà une partie de vos logiciels, ou le coût reste-t-il entièrement de votre côté ?