Précomptes, registres, extraits de rôle : ce que Sébastien Derdelinckx ne fait plus à la main

“Une bonne farde, un bon scanner et une bonne prière pour être certain qu'il ne manque rien”. C'est ainsi que Sébastien Derdelinckx, ancien instituteur devenu comptable et aujourd'hui à la tête d'Accounting Technology, décrit la collecte des documents dans son cabinet, à l'époque. Aujourd'hui ses précomptes partent seuls et il reçoit un simple avis deux jours avant l'envoi. Nous l'avons rencontré pour comprendre ce que l'automatisation lui a permis.

Comment se construit une clientèle ?

Par ce que Sébastien appelle le noyau. Les restaurateurs amènent des restaurateurs, les consultants amènent des consultants et les recommandations circulent dans le cercle où elles sont nées. D'où le levier qu'il désigne : “Le tout, je pense, pour un comptable, s'il veut bien développer sa fiduciaire, est de bien choisir les dix premiers clients qu'il va avoir”. 

Faut-il avoir peur de son prix ?

Comment peut-on bien conseiller ? Parce qu'on a les outils qui vont en fonction. Comment sont les outils ? Parce qu'on a le bon prix au départ.

Fixer ses programmes et sa manière de travailler sur le client qui arrive avec 100 euros en tête, c'est selon lui l'erreur de départ. Ce client-là contestera le passage à 130. Celui qui passe de 200 à 300 le discutera beaucoup moins, “parce qu'il n'est pas là pour le prix, il est là pour le conseil”. Car selon Sébastien, ce que le client retient au final, ce n’est pas le coût du comptable, mais bien sa capacité à répondre correctement à ses questions.

Et le client, ensuite, le répète autour de lui : “Mon expert fiscal m'a dit que…”. Cette disponibilité-là se finance. “Mon expert fiscal, il décroche le téléphone. […] Parce que comme il gagne mieux sa vie qu'un autre qui a mis un budget plus petit, évidemment qu'il a plus de temps pour décrocher le téléphone”.

Il nous raconte une reprise de dossier récente. Le confrère sortant était persuadé que le client s'en allait à cause d'une augmentation. Sébastien venait pourtant de relever le budget de 30 %, et le client l’a suivi. “Il ne partait pas pour l'augmentation. Juste pour la disponibilité du comptable”.

Au forfait ou à l'heure ?

Très certainement forfait et pas pour une raison de chiffre. La logique de Sébastien est la même que pour le prix : “Ça rassure le client et le comptable”. Son tout premier employeur facturait à l’heure et Sébastien en garde un apprentissage : ce qui se dégradait, c'était la capacité du client à poser une question, car il avait peur de la facture qui allait suivre. 

Il donne un cas récent. Deux cohabitants de fait achètent un appartement ensemble et le mettent en location. Madame remplit sa déclaration elle-même depuis quinze ans. En traitant l'IPP de monsieur, se pose la question du loyer. Réponse de madame: “ça ne se met pas automatiquement?”. Parce que le forfait avait été calé un peu plus tôt, Sébastien a pu récupérer et corriger la situation sans rouvrir la moindre négociation sur une facturation supplémentaire..

Tu m'aurais coûté combien pour ton conseil ?

L'effet inverse, il le connaît d'ailleurs tout aussi bien : le client qui annonce son achat de voiture une fois l'achat fait, et qui répond, quand on lui demande pourquoi il n'a pas appelé avant : “Tu m'aurais coûté combien pour ton conseil ?”. Des honoraires calculés trop bas au départ obligent à facturer presque tout en supplément et chaque supplément décourage la question suivante.

Comment savoir si le forfait reste rentable ?

En chronométrant, parce qu'un forfait ne tient que s'il est vérifié. Le temps passé par dossier se mesure dans le programme comptable et dans FID-Manager. Et Sébastien tient à préciser : “Ce n'était pas un flicage au départ. Ça ne l'est toujours pas vraiment.” La mesure ne vise pas le collaborateur, elle vise le forfait. “Ce n'est pas tant pour avoir une rentabilité que pour savoir si on l'a bien facturé.”

Sébastien donne l'exemple d’un client qui était traité depuis trois ans sur un autre programme, qui ne suivait pas le temps passé sur le dossier. Cette année, Sébastien l'a basculé sur celui qu'il utilise aujourd’hui et en préparant ses factures, il a vu le temps qui avait été passé sur le dossier.

Il manquait 50 % des heures que je prestais. 

Le forfait ne se fixe donc pas une fois pour toutes. En partant de son expérience, Sébastien voit varier ses budgets selon le type de client, société ou indépendant, et selon le secteur, puis le minutage vient dire combien chacun doit lui coûter. Il vérifie tous les six mois ou tous les ans et compte sur ses collaborateurs pour lui signaler les dossiers qui débordent.

Qu'est-ce que l'automatisation vous permet ?

De gagner du temps et de ne plus courir après les documents. “Je ne suis pas le facteur de mes clients”. Remplacer l'administration dans sa capacité à donner l'information, ce n'était pas son rôle et il a été l'un des premiers réfractaires. Il a changé d'avis le jour où il a constaté que le client ne donnait pas l'information non plus, et que c’est lui qui finissait par perdre du temps entre MyMinfin et les différents sites d'administration.

Je ne suis pas le facteur de mes clients.

Le temps gagné, entre autres grâce à TwinnTax, c’est de ne plus dépendre d'un site d'administration en panne, en révision ou en formation, et surtout c'est lui qui choisit le moment.

Les précomptes en premier lieu, sont son exemple préféré. Aujourd'hui le client reçoit en début d'année ses douze paiements avec les douze communications structurées, sa fiche de salaire chaque mois et la fiche 281.20 se génère automatiquement en fin d'année.

L'envoi part tout seul, mais il ne part pas sans lui. Une notification arrive deux jours avant, lui précisant que les précomptes vont être envoyés sans avis contraire de sa part. Le reste suit et Sébastien l'énumère :

Moins de stress, sécurité d'envoi, les clients la reçoivent à temps, je n'ai plus à faire les mails pour les précomptes, ils n'ont plus à faire leur mémo-virement, ça roule.

Son deuxième exemple, ce sont les registres des actionnaires. Le registre recense qui détient les parts d'une société et il est exigé dès qu'une opération y touche, mais “on a pas mal de notaires qui ne donnent plus les livres des parts”. Sébastien vient d'en faire l'expérience sur une liquidation, avec le notaire qui avait lui-même constitué la société : celui-ci lui a réclamé le registre, en précisant qu'il revenait au cabinet de le détenir. Le registre tenu dans TwinnTax a permis que le notaire accepte et que la liquidation se fasse. Sans le document, l'opération ne passait pas. 

Et le temps gagné, il va où ?

Le temps de la farde et du scanner a été “remplacé par plus de conseils, les clients sont plus contents”. Il s'est d'ailleurs séparé de clients pour qui le prix était le premier critère et il en a récupéré d'autres. Sébastien le formule comme une boucle.

“J'ai récupéré des clients maintenant qui sont d'accord de payer plus cher. Pourquoi ? Parce qu'il y a plus de conseils. Pourquoi il y a plus de conseils ? Parce qu'il a plus d'automatisation.”

Un conseil à un confrère ?

Ne pas avoir peur de son prix, d'abord. “Si un client vient pour un prix, il négociera toujours le prix…”. Toute la difficulté du forfait tient selon lui dans sa définition de départ.

Le piège qu'il signale, c'est l'oubli des coûts indirects. Certains programmes se paient au dossier, ce qui rend le calcul immédiat. D'autres se paient au package, quel que soit le nombre de dossiers et le coût réel par client devient alors invisible. Ajoutez le temps de formation du personnel et les incidents ou erreurs. “On doit être, je pense, rémunéré correctement pour avoir des outils efficaces et répondre de manière optimale au client”.

Le dernier forfait que vous avez fixé, vous l'avez calculé sur le temps que le dossier vous prend aujourd’hui ou sur celui qu'il vous prenait quand vous l'avez signé ?