Tarification en cabinet comptable : trouver l'équilibre

Entre 10 et 15% du chiffre d'affaires : c'est ce que représente aujourd'hui l'ensemble des outils logiciels chez Papoutsakis & Partners. Un montant qu'Emmanuel Papoutsakis, son fondateur, assume sans détour. Certains logiciels, comme FID-Manager sur lequel il s'appuie depuis ses débuts, s'avèrent essentiels en lui épargnant des erreurs et des pertes de temps coûteuses.
De cette tension découle sa vision de la tarification.

Certains logiciels, comme Fid-Manager…, s’avèrent essentiels en lui épargnant des erreurs et des pertes de temps coûteuses.

Un cabinet à taille humaine, qui garde les clients que d'autres refusent

P&Partners naît en 2014 à Stockel, avant de déplacer son siège d'exploitation à Braine-l'Alleud. Huit collaborateurs, indépendants et employés confondus, généralistes orientés PME.

Le choix des secteurs, lui, a fait débat. Dans la profession, la logique du rendement pousse beaucoup de cabinets à écarter l'horeca ou la construction : trop de traitements, pas assez rentables. Emmanuel a failli suivre ce réflexe et cesser d'accompagner ces métiers. Ce sont ses collaborateurs qui l'ont interpellé. La décision, collective et à contre-courant, a été de continuer, mais en faisant passer la juste rémunération avant le rendement.

La décision, collective et à contre-courant, a été de continuer, mais en faisant passer la juste rémunération avant le rendement.

De l'indépendant au bureau : une question d'alchimie

Passer d'un homme seul à une équipe de huit change la nature du travail : plus de relationnel, plus de clients, et le risque de diluer le lien direct que les clients avaient avec le fondateur. Emmanuel reste volontairement le référent pour une partie du portefeuille, tout en cherchant à donner à ses collaborateurs leur propre position de contact.

« Quand on est tout seul, ça veut dire qu'on est tout seul : si on est malade, si on est absent, si on est en réunion, on ne sait pas répondre », résume-t-il, avant d'admettre le revers de la médaille : avec plusieurs collaborateurs, l'information passe parfois par plus d'une personne. Mais le gain, selon Emmanuel, dépasse largement cet inconvénient.

La limite de croissance, chez lui, ne se fixe pas en nombre d'employés mais en nombre de dossiers, l'objectif étant de garder l'esprit familial du bureau. C'est ce qu'Emmanuel appelle une alchimie : le point d'équilibre entre volume de dossiers et esprit du bureau.

Le vrai défi du métier : prouver sa valeur ajoutée

Pour Emmanuel, la menace la plus sérieuse ne vient ni de la concurrence ni des tarifs, mais de la vulgarisation du métier, portée par l'intelligence artificielle et par ces « gourous » qui expliquent la comptabilité en quelques minutes sur les réseaux sociaux. Recourir à un comptable n'a d'ailleurs rien d'obligatoire : c'est fortement conseillé, jamais imposé. Et au fil des ans, les formalités accumulées à côté du cœur de métier (obligations anti-blanchiment, paperasse administrative en tout genre…) ont éloigné le comptable de ce qu'il fait vraiment, la comptabilité, au point d'en brouiller la valeur perçue. Le défi devient alors de prouver cette valeur autrement que par une contrainte réglementaire.

Un modèle de tarification pensé pour le confort du client

La majorité des dossiers de P&Partners fonctionnent au forfait, révisé une fois par an sur base des timesheets journalières des collaborateurs, tandis que certains dossiers plus particuliers passent en régie, à l'heure. Ce système, Emmanuel le juge le plus juste, mais aussi le plus délicat : facturée à l'heure, une même tâche revient plus cher si c'est un junior qui la traite, puisqu'il y passe plus de temps. Faut-il alors répercuter toutes ces heures sur le client ? Pas forcément.

Vous n'avez pas besoin d'avoir le meilleur comptable, le meilleur nom, ou peu importe… vous avez besoin d'une personne avec qui vous êtes à l'aise pour parler, avec qui vous pouvez vous ouvrir.

Ce qui prime sur le modèle lui-même, selon Emmanuel, c'est que le client se sente à l'aise : « Vous n'avez pas besoin d'avoir le meilleur comptable, le meilleur nom, ou peu importe… vous avez besoin d'une personne avec qui vous êtes à l'aise pour parler, avec qui vous pouvez vous ouvrir. » Un mode de facturation qui stresse ou qui frustre casse cette dynamique, quel que soit le modèle choisi derrière.

Augmenter les prix sans braquer personne

L'adaptation des forfaits se joue toujours pour l'année à suivre. Comme c'est P&Partners qui encode et gère les dossiers au quotidien, c'est à eux de repérer quand l'activité d'un client change. Deux cas de figure : 

• Soit ils le voient en cours d'année : ils préviennent le client, lui expliquent que son volume prend désormais plus de temps, et ajustent le forfait en cours de route. 
• Soit ils s'en aperçoivent trop tard : Emmanuel absorbe le surcoût de l'année écoulée et ne relève le forfait que pour l'année suivante. Il le dit sans drame : « des fois, on est perdant, mais c'est pas grave, on continue. » C'est cette transparence, plus que le montant, qui construit la relation dans la durée.

Le coût caché : la multiplicité de logiciels

Le passage au tout-digital et à Peppol représente un revers que peu de cabinets anticipent. Hier, un seul logiciel suffisait : une licence annuelle, un nombre de dossiers illimité. Aujourd'hui, il en faut toute une panoplie, chacun avec sa spécialité, et la plupart se facturent au nombre de dossiers plutôt qu'au forfait. S'ajoute la question des serveurs : plus le cabinet grandit, plus il génère de données à héberger, et plus les abonnements grimpent. La hausse devient quasi exponentielle, d'où ce poste logiciel à 10 à 15 % du chiffre d'affaires.

Pour la gestion de son cabinet, Emmanuel travaille avec FID-Manager depuis ses débuts, et l'outil lui convient pleinement, au point qu'il a quand même voulu vérifier ailleurs : six mois chez un concurrent, séduit par la promesse d'un développement plus poussé sur certaines tâches. Ses collaborateurs l'ont vite rappelé à l'ordre, et il est revenu, d'abord pour le support et l'écoute qu'il retrouvait chez FID-Manager, mais aussi parce que l'hébergement des données y est compris dans son abonnement; il n'a donc rien à financer côté serveurs, un avantage réel, sans être l'essentiel. L'essentiel, c'est plutôt que FID-Manager a continué d'évoluer depuis : la fonction qu'il cherchait à l'époque existe aujourd'hui dans l'outil. 

Ce que ça change au quotidien, pour lui et pour ses clients

Avant, une déclaration de TVA terminée voulait dire un mail rédigé à la main, avec le risque d'une virgule mal placée ou d'un fichier oublié. Aujourd'hui, avec FID-Manager, ce travail se fait sans repasser par lui à chaque fois, et surtout sans qu'un client se retrouve avec une déclaration non envoyée sans que personne ne s'en rende compte.

Le vrai gain, pour Emmanuel, c’est la disponibilité… Les clients, eux, gagnent en tranquillité…

Le vrai gain, pour Emmanuel, c'est la disponibilité. Il se souvient d'un été où, en vacances à l'étranger, il a consulté ses listings clients : un simple coup d'œil et tout allait bien. Pas besoin d'être au bureau pour savoir si une échéance a été respectée.

Les clients, eux, gagnent en tranquillité : les mandats de domiciliation et autres documents types leur arrivent pré-remplis à partir de leur fiche client, signés électroniquement, sans échange d’emails. Et quand un document papier est encore remis en main propre, il est désormais inventorié dans la plateforme, au lieu de risquer de se perdre.

Le conseil d'Emmanuel

Une évidence qu'on oublie facilement sous la pression du quotidien, selon Emmanuel : un expert-comptable reste avant tout un indépendant. « Il ne faut pas se reposer sur ses lauriers… il faut se renouveler. » Il fait d'ailleurs référence à Kodak, qui a raté le virage du numérique et est resté sur ses appareils jetables par excès de confiance dans son propre modèle. Se réinventer sans cesse, c'est selon Emmanuel la seule manière de continuer à valoriser ses honoraires et son travail dans un métier en constante évolution.

 Il ne faut pas se reposer sur ses lauriers… il faut se renouveler.

Et vous, sur quoi votre tarification s'aligne-t-elle d'abord : sur ce que le client peut entendre, sur ce que votre travail vaut ou sur ce que vos outils vous coûtent ? Ces trois éléments pointent rarement vers la même direction tarifaire.

À propos de l'auteur

Julie met en récit l'expérience et le savoir des experts-comptables afin de les rendre accessibles à tous.