Extraits CODA, mandats, paiements : comment Caroline a automatisé ses flux bancaires sans brûler les étapes

Une comptabilité quasi en temps réel, là où un décalage de trois mois faisait partie du quotidien.  Chez Godart C&H, petite structure de quatre personnes, ce changement ne s'est pas fait d'un coup : Caroline Godart a avancé outil par outil, avec un critère qu'elle place avant la rentabilité, le confort de travail. Nous l'avons rencontrée pour comprendre comment elle a automatisé ses flux bancaires, jusqu’au passage de ses dossiers sur Codaclean.

Vos outils, vous les choisissez pour leur rentabilité ?

À la question de la rentabilité, Caroline nous offre une réponse qui sort des sentiers battus :

“Je ne cherche pas plus de rentabilité à tout prix. Mon but premier, c'est vraiment d’essayer de travailler le plus confortablement possible avec les meilleurs outils possibles.”

Avant d'adopter un outil, elle se pose d'ailleurs toujours les mêmes questions : est-ce que ça vaut la peine, est-ce que ça apporte du confort et ce que ça coûte. 

Le premier outil que Caroline cite, c'est FID-Manager, qu'elle utilise depuis 2020 environ pour suivre et organiser ses dossiers. Il y a quinze ans, c'est dans des listes Excel que se cochaient les déclarations TVA. Aujourd'hui, l'équipe voit en un coup d'œil ce qui est fait et ce qui reste à faire. Et l'avantage pour Caroline ne se situe pas au niveau de la rentabilité, mais bien au niveau du confort qui est apporté “dans la façon de travailler et dans l'interaction entre les collègues”.

Ce confort-là demande du temps et de la patience. “Il faut le temps de le paramétrer, de bien le paramétrer pour que ce soit efficace”. Au départ, Caroline estime que l'équipe utilisait peut-être 15 % des possibilités qu'offrait l'outil et qu’ils continuent d'en découvrir encore aujourd'hui, plusieurs années plus tard.

C’est un constat qu’elle fait également pour l’outil Rooftop, boîte mail partagée qui trie les échanges par client et par type de dossier. Chaque collaborateur y voit toutes les conversations et un mail destiné à une collègue lui est transmis d'un simple clic. Il a fallu laisser passer les premiers mois, le temps que l’équipe prenne ses repères avant de se faire un avis objectif. Et un an et demi plus tard, Caroline ne retournerait plus à une messagerie classique.

Comment a commencé l'automatisation des flux bancaires ?

Par le CODA, il y a une dizaine d'années. Et ce qui a convaincu Caroline, c'était plus que l'encodage :

“C'était vraiment le fait qu'il ne manque plus aucun extrait bancaire qui était important.”

Un extrait manquant pouvait bloquer une clôture. Avec le flux automatique, la question ne se posait plus. Caroline a repris le bureau de son père. Il y a vingt ans, il avait investi dans un énorme scanner, pour que les documents soient reconnus automatiquement. La machine n'a jamais vraiment servi, mais pour elle, il était “très, très en avance sur son temps”.

Pourquoi Codaclean ?

Pour son modèle tarifaire, d'abord. Il y a quelques années, en cherchant à alléger son budget, Caroline a repéré Codaclean dans un groupe de comptables sur Facebook. Elle a d'abord pris contact avec eux afin de voir ce qu'ils proposaient, puis a décidé de faire passer tous ses dossiers dessus.

“Il compte pour un client, point.”

Chez Codaclean, le prix est fixé par client, quel que soit le nombre de comptes. Certains de ses clients ont de nombreux comptes, dont quelques-uns ne voient passer que trois mouvements par an. Avant, il lui arrivait d'en laisser un de côté pour une question de coût, en prévoyant de demander les extraits au client par la suite, puis de se rendre compte en fin d'année qu'ils avaient été oubliés. Aujourd'hui, tous les comptes sont dans le flux, sans avoir besoin de s'inquiéter de l'impact sur le prix.

Et les mandats, en pratique ?

C'était la seule étape qui inquiétait Caroline. Il faut d'abord charger dans Codaclean la liste des clients avec tous leurs comptes bancaires, pour que chaque client reçoive par la suite un email afin de signer son nouveau mandat.

Le rôle du cabinet est de les prévenir en amont du changement, de leur dire que le mail va arriver, que ce n'est ni un spam ni une fraude et qu'ils peuvent donc signer le nouveau mandat en toute sécurité. Les clients les plus réactifs l'ont fait en quelques heures. Pour les autres, il a fallu des rappels, mais bien souvent, un simple coup de fil suffisait. Finalement, Caroline a trouvé le changement d’outil très facile.

Qu'est-ce que ça change au quotidien ?

Avec Codaclean, les extraits arrivent automatiquement dans WinAuditor, son logiciel comptable.

"Je dois juste pousser sur un bouton le matin pour que tout s’injecte…On a les opérations quasi en temps réel avec 24 heures de décalage.”

Le PDF de l'extrait reste aussi dans son système. Caroline y tient, parce qu'elle aime “les revoir en extrait entier avec les mouvements”. Et lorsqu'un souci survient, un mail au service Codaclean suffit et le suivi est assuré.

Le flux ne remplace pas pour autant l'équipe. Les écritures générées demandent toujours un encodage et une vérification. Mais la différence se sent au téléphone : “si j'ai un client qui me téléphone, je sais tout de suite ce qu'il a sur son compte”. Un confort que Caroline retrouve “dans notre quotidien et dans la gestion des clients eux-mêmes”.

Et côté paiements ?

Ce flux profite aussi aux clients qui se connectent à WinAuditor, car ils obtiennent une comptabilité à jour et actualisée. Ils y voient leurs paiements en attente, leurs fournisseurs et leurs clients en attente, ils peuvent ainsi s'en servir pour leur propre gestion.

Pour son propre cabinet, Caroline génère ses paiements en fichier SEPA dans WinAuditor et n'a plus qu'à les charger à la banque. Avant, chaque virement devait être encodé manuellement.

Comment voyez-vous votre rôle de conseil ?

Caroline le pose dès le premier rendez-vous : elle suit le dossier, répond aux questions et refait des situations, mais elle ne décide pas à la place du client. Une cliente lui demandait récemment si elle devait acheter une voiture à 30 000 ou à 50 000 euros. Son budget le permettait dans les deux cas.

“Ce n'est pas à moi d'aller choisir à leur place. Par contre, je peux donner un conseil, un avis.”

Pour ses clients, le moment le plus important de l'année reste la fin d'année. En octobre, novembre et décembre, l'équipe fait une situation pour tous les dossiers, avant la clôture. C'est là qu'on peut encore dire au client qu'un versement anticipé ne suffira pas et qu'il faut en refaire un. Ses recommandations partent toujours par mail, pour en garder une trace écrite. Ensuite, c'est au client de demander un rendez-vous s'il le souhaite.

Un conseil à un confrère ?

“Il faut prendre le temps du changement, parce qu'évidemment, ça prend du temps. Et y aller pas à pas, mais continuer à avancer.”

Le dernier outil que vous avez installé au cabinet, vous lui avez laissé le temps de devenir confortable, ou vous l'avez jugé sur ses premières semaines d’intégration ?

À propos de l'auteur

Julie met en récit l'expérience et le savoir des experts-comptables afin de les rendre accessibles à tous.